팀에서는 Notion을 통해 주간 회의록을 관리하고 있습니다. 매주 자동으로 생성되도록 반복 옵션(repeat option)을 설정해 두었으며, 최신 항목이 가장 먼저 보이도록 미팅 일자를 기준으로 정렬하고 있습니다.
하지만 이 방식에는 한 가지 문제가 있었습니다. 새로 생성된 문서에는 미팅 일자가 지정되지 않기 때문에 목록의 가장 아래에 생성되었습니다. 초기에는 직접 미팅 일자를 지정해도 큰 문제가 없었으나, 회의록이 누적되면서 찾기가 점점 어려워졌습니다.
물론 새로 생성된 문서의 미팅 일자를 2027년 같은 먼 미래로 지정하여 항상 맨 위에 오도록 설정할 수도 있었습니다. 하지만 저희 팀 미팅은 대부분의 상황에서 매주 금요일 오후 2시로 고정되어 있기 때문에, 미팅 일자가 자동으로 지정되도록 만들고 싶었습니다. 이를 아래와 같은 방법으로 해결하고자 했습니다.
1안. Notion Automation 이용하기
처음에는 Notion의 자동화(automation) 기능을 활용해 보았습니다. 이 기능은 특정 이벤트가 발생했을 때 지정된 동작을 수행하도록 설정할 수 있어, "페이지가 생성되었을 때, 해당 페이지의 특정 속성을 자동으로 채우는" 작업이 가능했습니다.
이를 활용한 아이디어는 다음과 같았습니다.
- 페이지가 생성되면, 미팅 일자 속성에 "생성 시점에서 가장 가까운 금요일 오후 2시"를 자동으로 계산하여 입력합니다.
- 이 계산은 Notion의 Formula를 이용해 구현할 수 있습니다.
위와 같이 Formula를 사용해 다음 금요일 오후 2시를 계산하는 로직을 작성했습니다. 이를 Automation에 연결한 후 테스트한 결과, 성공적으로 동작했습니다. 팀원들과 공유하며, 이제 미팅 일자를 수동으로 지정하지 않아도 된다는 핑크빛 미래를 꿈꿨습니다.
하지만 다음 주가 되었을 때, 이 자동화는 작동하지 않았습니다. 새로운 문서가 생성되었음에도 불구하고 미팅 일자가 자동으로 설정되지 않았고, 문서는 여전히 목록의 가장 아래에 있었습니다. (ㅜㅜ)
Notion에 문의한 결과, 반복 옵션(repeat)으로 생성된 페이지는 무한 루프를 막기 위하여 Automation의 트리거 이벤트에 포함되지 않는다는 답변을 받았습니다. 슬픈 일이 아닐 수 없습니다...
2. Notion Formula 필드 사용하기
Automation이 실패하자, Formula 필드를 활용하는 방법을 고민했습니다. Formula 필드를 통하여 위에서 만든 로직을 재활용해서 동일한 결과를 받도록 해볼 수 있었는데요. 이를 수정할 수 없다는 큰 문제가 하나 있었습니다. 대체적으로 금요일 오후 2시에 회의를 진행하나, 금요일이 휴일이라 목요일에 할 수도 있는 것인데, 이를 능동적으로 대응할 수 없었습니다.
이를 보완할 방법을 고민하다가 다음과 같은 방식으로 접근을 시도해봤습니다.
- 미팅 일자 계산 로직 적용
- Formula를 통해 생성일로부터 가장 가까운 금요일 오후 2시를 계산하도록 설정했습니다.
- backing 미팅 일자 필드 추가
- backing 미팅 일자라는 추가 속성을 생성했습니다. 이 필드는 기본적으로 비어 있지만, 수동으로 값을 입력할 수 있습니다.
- Formula에서 backing 미팅 일자 값이 비어 있지 않다면 해당 값을 사용하고, 비어 있다면 자동으로 계산된 날짜를 사용하도록 로직을 추가했습니다.
결과는 성공적이었습니다! 예외적인 상황(예: 공휴일로 인해 목요일에 미팅이 열리는 경우)에는 backing 미팅 일자에 값을 입력해 수동으로 수정할 수 있었으며, 그 외에는 생성 일자에 가까운 금요일 오후 2시로 자동 설정되는 것을 위 두 번째 사진과 같이 확인할 수 있었습니다.
마치며
이번 삽질기를 통하여 Notion Formula과 많이 친해질 수 있었습니다. 뭔가 더 많은 것을 할 수 있을 것 같다는 생각이 들어서 검색해 봤는데, 활용 사례를 모아둔 글도 있더라고요. 도움이 되실까 가져와봤습니다 :)
독자 여러분도 formula를 이용하여 자동화를 한번 도전해 보시면 좋을 것 같습니다! 감사합니다.
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